Văn phòng là một vị trí, một khu vực nhất định, văn phòng là nơi đặt trụ sở, chi nhánh của một công ty. Tại văn phòng công ty, nhân viên và lãnh đạo sẽ ngồi làm việc cùng nhau. Văn phòng là nơi diễn ra mọi hoạt động kinh doanh của công ty, bao gồm gặp gỡ và trao đổi thông tin với đối tác và khách hàng, là nơi diễn ra các cuộc họp.
Do vậy, việc chọn thuê văn phòng phù hợp với công ty được xem là bước đầu cho sự thành công trong giai đoạn phát triển về sau.
1. Văn phòng công ty là gì
Văn phòng công ty là một vị trí, khu vực nhất định nơi đặt trụ sở, chi nhánh của một công ty. Tại văn phòng, những nhân viên và lãnh đạo công ty sẽ ngồi làm việc cùng nhau. Bên cạnh đó, nơi đây cũng thường xuyên diễn ra hội họp, gặp gỡ đối tác, khách hàng.
Văn phòng công ty là nơi diễn ra các hoạt động kinh doanh, giao tiếp, làm việc nhóm và định hình hình ảnh công ty. Nó đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo điều kiện cho các nhân viên làm việc hiệu quả và tạo ấn tượng chuyên nghiệp đối với khách hàng, đối tác.
Văn phòng công ty thường được thiết kế và trang trí sao cho phù hợp với hình ảnh và giá trị của công ty. Một văn phòng đẹp và hiện đại có thể tăng cường lòng tin và sự tín nhiệm đối với doanh nghiệp.
2. Các loại văn phòng làm việc hiện nay
Các loại hình văn phòng tại Việt Nam đang rất đa dạng với nhiều lựa chọn, đáp ứng trọn vẹn từng nhu cầu khác nhau của các doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Các loại hình văn phòng làm việc phổ biển:
- Văn phòng làm việc truyền thống
- Văn phòng chung (Co-working space)
- Văn phòng ảo (Virtual Office)
- Văn phòng chia sẻ (Shared Office)
- Văn phòng xanh (Biophilic Office)
- Văn phòng thông minh (Smart Office)
2.1 Văn phòng làm việc truyền thống
Văn phòng làm việc truyền thống là loại hình văn phòng phổ biến nhất hiện nay. Đây là mô hình văn phòng được thiết kế theo kiểu phân chia không gian rõ ràng, với các phòng ban, vị trí làm việc được bố trí riêng biệt.
Văn phòng truyền thống thường có diện tích lớn, với đầy đủ các tiện nghi cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp.
2.2 Văn phòng ảo (Virtual Office)
Văn phòng ảo là loại hình văn phòng cung cấp cho doanh nghiệp địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, email công ty,… mà không cần thuê văn phòng thực tế. Văn phòng ảo thường được đặt ở các tòa nhà văn phòng cao cấp, vị trí đắc địa.
2.3 Văn phòng chung (Co-working space)
Văn phòng chung là loại hình văn phòng cung cấp cho các doanh nghiệp không gian làm việc chung, chia sẻ các tiện nghi và dịch vụ cần thiết.
Văn phòng chung thường có diện tích nhỏ, được thiết kế linh hoạt, phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp có quy mô khác nhau.
Văn phòng chia sẻ là loại hình văn phòng cung cấp cho các doanh nghiệp không gian làm việc riêng biệt, nhưng vẫn chia sẻ một số tiện nghi và dịch vụ chung. Văn phòng chia sẻ thường có diện tích lớn hơn văn phòng chung, phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ.
2.5 Văn phòng xanh (Biophilic Office)
Văn phòng xanh là loại hình văn phòng được thiết kế theo hướng thân thiện với môi trường, sử dụng các vật liệu tự nhiên, tận dụng ánh sáng tự nhiên,… Văn phòng xanh giúp tạo ra môi trường làm việc thoải mái, lành mạnh cho nhân viên.
2.6 Văn phòng thông minh (Smart Office)
Văn phòng thông minh là loại hình văn phòng ứng dụng các công nghệ tiên tiến, tự động hóa các quy trình làm việc. Văn phòng thông minh giúp tiết kiệm thời gian, công sức, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
3. Các loại hình cho thuê văn phòng chính
Hiện nay, trên thị trường các loại hình cho thuê văn phòng được chia theo 5 hình thức sau:
3.1 Sàn văn phòng tại tòa nhà, cao ốc
Hình thức này được áp dụng cho các tòa nhà cao ốc/building văn phòng.
Văn phòng cao ốc được chia thành 4 tiêu chuẩn khác nhau, gồm: hạng A, hạng B, hạng C và giá rẻ.
3.1.1 Tòa nhà hạng A sang trọng – đẳng cấp
Tòa nhà văn phòng hạng A hay còn được biết đến là các tòa nhà hạng sang, tọa lạc tại những vị trí đắt giá, mặt tiền “khu đất vàng” của thành phố.
Là tòa nhà văn phòng hạng A nên việc cho thuê văn phòng ở đây được đầu tư trang thiết bị hiện đại, tiện nghi, đạt tiêu tiêu chuẩn quốc tế, các trang vật liệu trong tòa nhà được thiết kế bởi đội ngũ nhà thầu chất lượng, các đơn vị quản lý chuyên nghiệp,…
3.1.2 Tòa nhà hạng B chất lượng khá
So với tòa nhà hạng A, thì toà nhà văn phòng hạng B vẫn có thể toạ lạc ở những vị trí cách xa trung tâm thành phố, nhưng mức giá vừa phải hơn.
Đây là loại hình văn phòng được ưa chuộng và có nhiều nguồn cung hơn so với toà nhà văn phòng hạng A, bởi điều kiện vật chất, hạ tầng và giao thông thuận lợi.
3.1.3 Tòa nhà hạng C – Văn phòng cơ bản
“Tòa nhà văn phòng hạng C” là thuật ngữ được sử dụng trong lĩnh vực bất động sản để chỉ các tòa nhà chứa các văn phòng hạng C. Theo thứ tự, tòa nhà văn phòng hạng C đứng trên văn phòng giá rẻ, xếp sau văn phòng hạng A và hạng B.
Những tòa nhà văn phòng hạng C thường có diện tích nhỏ hơn so với các tòa nhà hạng A và hạng B, thiếu các tiện ích và dịch vụ cao cấp, và không đạt được tiêu chuẩn cao về chất lượng và thiết kế.
Tuy nhiên, giá cho thuê tòa nhà văn phòng hạng C thường rẻ hơn so với các tòa nhà hạng A và hạng B, điều này thu hút các doanh nghiệp có kinh phí thấp hoặc các doanh nghiệp mới thành lập thuê để giảm chi phí hoạt động.
3.1.4 Tòa nhà văn phòng giá rẻ – tiết kiệm chi phí
Tòa nhà văn phòng giá rẻ có phí cho thuê văn phòng rẻ nhất trong các loại hình văn phòng trên.
Tòa nhà văn phòng giá rẻ là một loại tòa nhà được xây dựng để cung cấp không gian văn phòng cho các doanh nghiệp hoặc tổ chức với chi phí thấp hơn so với các tòa nhà văn phòng cao cấp.
Thường thì tòa nhà văn phòng giá rẻ sẽ có diện tích nhỏ hơn so với các tòa nhà văn phòng sang trọng hơn, và các tiện ích, dịch vụ đi kèm cũng sẽ ít hơn.
Tuy nhiên, với giá thuê văn phòng giá rẻ thấp hơn, nó thường được lựa chọn bởi các công ty nhỏ hoặc các startup mới thành lập với ngân sách hạn chế.
3.2 Loại hình Cho thuê căn hộ văn phòng – Officetel
Officetel được kết hợp bởi 2 từ Office và Hotel. Đây là một trong những loại hình cho thuê văn phòng mới ra đời tại Việt Nam ở những năm gần đây.
Officetel là dạng căn hộ có các công năng như: để ở, để làm văn phòng, với diện tích từ 30m2 đến 50m2 trở lên.
Cho thuê căn hộ văn phòng – Officetel phù hợp với các công ty có quy mô nhỏ, số lượng nhân viên từ 4-10 người. Bên cạnh đó, căn hộ Officetel cũng làm được văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài muốn đặt trụ sở ở Việt Nam.
3.3 Cho thuê nhà nguyên căn làm văn phòng
Một số công ty muốn văn phòng nằm trên những tuyến đường nội bộ yên tĩnh, trong các con phố, hẻm xe hơi dễ dàng ra vào. Do vậy, hình thức thuê nhà nguyên căn làm văn phòng là lựa chọn phù hợp.
Điểm mạnh của thuê nhà nguyên căn làm văn phòng so với các lợi ích khác là:
- Nhà mặt đất, dễ dàng di chuyển, không cần phải chen chúc, chờ thang máy.
- Chủ động, linh hoạt, trong vấn đề phân chia công năng sử dụng
- Có tính bảo mật và riêng tư hơn
- Được chủ động hơn trong việc treo logo công ty
- Có thể sửa chữa, cải tạo nội thất tùy ý theo sở thích (bạn chỉ cần thoả thuận với bên cho thuê).
- Hoạt động theo thời gian mà công ty, doanh nghiệp muốn, không bị phụ thuộc vào tòa nhà chung.
3.4 Văn phòng chia sẻ Coworking Space – làm việc chung
Trong các loại hình văn phòng thì Coworking Space là không gian làm việc chia sẻ, được thiết kế để tạo ra không gian làm việc chung cho tất cả mọi người, bao gồm nhiều công ty với nhau.
Coworking Space thường được trang bị đầy đủ các tiện nghi như bàn làm việc, ghế, phòng họp, Wifi, máy in, máy fax, điều hòa không khí, v.v… miễn phí hoặc có phí tùy thuộc vào gói thuê.
Đa phần, các công ty có 1-3 người hay cá nhân vừa khởi nghiệp đều rất thích hình thức thuê này.
Văn phòng Coworking Space phù hợp với nhiều đối tượng khác nhau, bao gồm:
- Các freelancer – nhà làm việc tự do: Coworking Space là một giải pháp tuyệt vời cho những người làm việc độc lập, nhà sáng lập startup, freelancer hay chuyên gia tự do vì nó giúp họ tiết kiệm chi phí về thuê một văn phòng riêng và đồng thời tạo ra một môi trường làm việc độc đáo và sáng tạo.
- Các startup và doanh nghiệp nhỏ (SME): Coworking Space cũng phù hợp cho các doanh nghiệp mới bắt đầu với ngân sách hạn chế, vì nó cho phép họ thuê một không gian làm việc chia sẻ với chi phí thấp hơn so với thuê một văn phòng riêng.
- Các nhân viên từ xa: Với sự phát triển của công nghệ, nhiều công ty cho phép nhân viên làm việc từ xa. Tuy nhiên, nhiều người làm việc từ xa cảm thấy cô đơn và không hiệu quả khi làm việc tại nhà. Coworking Space giúp họ có một môi trường làm việc chung, tạo cảm giác tương tác xã hội và đồng thời giúp tăng năng suất làm việc.
- Các doanh nghiệp lớn, tập đoàn lớn: Một số doanh nghiệp lớn cũng có thể sử dụng Coworking Space cho các dự án đặc biệt hoặc khi cần tăng cường sự linh hoạt trong việc thuê không gian làm việc.
Tóm lại, Coworking Space phù hợp với bất kỳ ai đang muốn tìm kiếm một không gian làm việc độc đáo, sáng tạo và tiết kiệm chi phí.
3.5 Cho thuê văn phòng ảo
Văn phòng ảo là một trong các loại hình văn phòng cung cấp giải pháp văn phòng giá rẻ cho các doanh nghiệp mới thành lập hoặc các doanh nghiệp có ngân sách hạn chế nhưng vẫn muốn có một địa chỉ thương mại và các dịch vụ hỗ trợ khác. Bên cạnh đó, văn phòng ảo được tích hợp trong các tòa nhà văn phòng, có đội ngũ vận hành, giải quyết các vấn đề phát sinh. Bởi lẽ đó, văn phòng ảo rất quen thuộc với các công ty hay nhóm dự án mới hình thành.
Một số nhà cung cấp dịch vụ văn phòng ảo có thể cung cấp các dịch vụ bổ sung như hội nghị trực tuyến, hỗ trợ kế toán, dịch vụ lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng.
4. Những lợi ích khi có văn phòng chuyên nghiệp
Thuê văn phòng chuyên nghiệp là một lựa chọn thông minh cho các doanh nghiệp, đặc biệt là trong thời đại công nghệ phát triển nhanh chóng như hiện nay. Dưới đây là một số lợi ích của việc thuê các loại văn phòng mà bạn nên cân nhắc:
4.1 Thu hút nhân tài về cho công ty
Không gian văn phòng làm việc có thể nói lên tầm vóc của một doanh nghiệp. Tất cả mọi thứ từ bộ phận tài chính đến văn hóa doanh nghiệp đều có thể nhìn thấy qua hình ảnh văn phòng.
Sự thật, các công ty nổi tiếng, có tầm vóc trên thế giới được công nhận là có không gian làm việc đáng mơ ước nhất và luôn sở hữu nhiều nhân tài.
Họ muốn không gian làm việc mà họ làm việc mang lại sự tiện nghi và thoải mái nhất. Bởi lẽ, họ luôn dành 8 tiếng mỗi ngày ở đó. Họ sẽ không có được ấn tượng tốt, kỷ niệm đẹp nếu công ty không có một nơi làm việc đàng hoàng.
4.2 Nâng cao độ nhận diện thương hiệu trên thị trường
Trong thời buổi kinh tế thị trường phát triển, sự đa dạng về nhãn hàng, sản phẩm, dịch vụ, giúp người tiêu dùng có nhiều sự lựa chọn hơn.
Và điều đó cũng thúc đẩy các nhà kinh doanh phải xây dựng thương hiệu uy tín và chuyên nghiệp trong lòng khách hàng. Sự cạnh tranh lành mạnh này là điều rất cần thiết trong việc phát triển kinh tế.
Việc này thúc đẩy mỗi cá nhân, mỗi doanh nghiệp cần không ngừng hoàn thiện mình để có thể tồn tại và ngày càng lớn mạnh.
Vị trí của một văn phòng là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp. Việc đặt trụ sở văn phòng chính tại các tòa nhà cao cấp sẽ nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp.
Đây cũng là một trong những giải pháp khẳng định thương hiệu trên thị trường và trong mắt đối tác và khách hàng hiệu quả.
4.3 Nâng cao hiệu suất làm việc
Khi sử dụng văn phòng chuyên nghiệp, bạn có thể tập trung vào chuyên môn của mình và dành nhiều thời gian hơn để phát triển kinh doanh.
Giúp tăng năng suất làm việc, quản lý nhân viên tốt hơn, tăng khả năng tương tác giữa các đồng nghiệp, giữa nhân viên và lãnh đạo do làm việc cùng một văn phòng.
Góp phần tạo ra một không gian làm việc chuyên nghiệp, khoa học, nâng cao năng suất làm việc của mọi nhân sự, leader cho đến giám đốc hay nói cách khác là tăng hiệu suất làm việc của toàn bộ doanh nghiệp.
4.4 Tăng khả năng tương tác qua lại
Văn phòng được biến đến là “ngôi nhà thứ 2”, là nơi mỗi một thành viên của công ty ngồi 8 giờ đồng hồ làm việc mỗi ngày. Vì thế, văn phòng chính là nơi, các cộng sự tương tác qua lại với nhau.
Chỉ cách một bức tường mà đã tạo nên “rào cản giao tiếp” của nhiều người, do đó, công ty cần có những hoạt động ngoài giờ để phá bỏ những bức tường đó, để mọi người dễ dàng kết nối, quan tâm, chia sẻ với nhau như: giờ ăn trưa, giải lao, tổ chức sinh nhật cho nhân viên,…
4.5 Tạo nên sự hài lòng cho mọi nhân viên
Nghiên cứu cho thấy một đội ngũ nhân viên khỏe mạnh có cơ hội rất cao trở thành đội ngũ nhân sự xuất sắc. Văn phòng có thể sẽ đóng một vai trò rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty bằng cách đảm bảo sức khỏe của nhân viên.
Trong trường hợp, nhân viên có thói quen xấu là thức khuya – dậy muộn. Vì thế, việc thức dậy sớm, để có mặt tại văn phòng đúng giờ sẽ giúp họ thay đổi thói quen thành ngủ sớm hơn vào buổi tối, để có mặt tại văn phòng trong tinh thần làm việc tốt.
4.6 Cung cấp không gian làm việc chuyên nghiệp
Với văn phòng thuê, bạn sẽ được sử dụng các tiện ích và dịch vụ chuyên nghiệp như điều hòa không khí, thang máy, Internet tốc độ cao và máy in để giúp bạn tập trung vào công việc của mình.
4.7 Tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên ở lại công ty
Một văn phòng đẹp, chuyên nghiệp sẽ là nơi “dừng chân”, mà nhân viên không muốn “rời xa” chút nào.
Vì vậy, khi thuê văn phòng, bạn cũng cần kiến thiết văn phòng sao cho nhân viên thất thoải mái. Ngoài ra, bạn cũng nên tạo nên một môi trường làm việc bằng cách tạo nên một “văn hoá doanh nghiệp” riêng, khiến nhân viên nhận ra rằng “không nơi nào được như nơi này”.
4.8 Nâng cao tin thần nhân viên với các tiện ích hiện đại
Bằng cách tạo ra một môi trường làm việc thoải mái để nhân viên cảm thấy muốn gắn bó “lâu dài” với công việc của họ. Vì vậy, những tòa nhà văn phòng khi bạn thuê nhân định phải được trang bị đầy đủ thiết bị văn phòng.
Các trang thiết bị đó, bao gồm: hạ tầng tòa nhà văn phòng từ thang máy tốc độ cao, máy phát điện dự phòng, hệ thống PCCC, điều hoà,…để nhân viên làm việc trong trạng thái “tốt nhất”.
4.9 Giảm thiểu sự vắng mặt của nhân viên
Bạn đang đi công tác và trong đầu văng vẳng vấn đề “liệu nhân viên của mình có đang làm việc khi không có bạn giám sát bên cạnh. Hoặc khi bạn cần, hoặc tìm gặp nhưng không thấy trả lời. Người đó có đang làm việc hay đang ra ngoài vui chơi?
Để giảm thiểu điều đó, bạn nên tạo một văn phòng làm việc chuyên nghiệp, khuyến khích mọi người nên ngủ trưa, ăn uống đầy đủ, để có sức khỏe tốt khi làm việc.
